1. Politisk vedtaget ramme for arbejdet med at skabe robusthed
Politik for Fortsat Drift er et af de vigtigste skridt på vejen til at gøre Aarhus Kommune til landets mest robuste virksomhed målt på evnen til at opretholde serviceniveauet over for borgerne. Sammen med en Sårbarhedsvurdering udgør politikken selve fundamentet for Plan for Fortsat Drift. Politikken sætter rammen for robustheds-initiativerne - sårbarhedsvurderingen angiver de områder, hvor der skal forebygges og planlægges for et effektivt respons.

Politik for Fortsat Drift skal:

• Sætte opretholdelse af det kommunale serviceniveau i centrum for de planlægningsmæssige initiativer.
• Tilsikre udarbejdelsen af en helhedsorienteret Plan for Fortsat Drift
• Understøtte korte beslutnings- og kommandoveje for håndtering af uønskede hændelser
• Systematisere de mange kompetencer, som kommunen i dag råder over - og forene dem under tværmagistratslig koordination, når større uventede hændelser kræver dette.

2. Sårbarhedsvurdering
Foruden Politik for Fortsat Drift udgør Aarhus Kommunes Sårbarhedsvurdering den anden del af fundamentet for Plan for Fortsat Drift. Sårbarhedsvurderingen identificerer kommunens kritiske funktioner og analyserer de risici, der kan udgøre en trussel mod opretholdelsen af disse funktioner. Hver magistratsafdeling har i foråret 2009 identificeret de Kritiske Basisfunktioner, som skal opretholdes for at magistratsafdelingen overhovedet kan fungere. Derudover har man identificeret de magistratsspecifikke kritiske ydelser, som er opgaver, der for enhver pris skal kunne udføres - uanset hvad der måtte indtræffe af uønskede hændelser.

3. Forankring i den kommunale topledelse
Det følger af den kommunale styrelseslov, at Byrådet har det overordnede ansvar for kommunens ledelse. Det daglige driftsansvar er placeret hos Borgmesteren og Rådmændene i Magistraten. Ansvaret for kommunens fortsatte drift er entydigt placeret hos Magistraten.

Byrådet pålægger med vedtagelse af Politik for Fortsat Drift den enkelte rådmand ansvar for - i samarbejde med magistratsafdelingens direktør og de respektive forvaltningschefer - at udarbejde indsatsplaner for fortsat drift inden for eget ressortområde. Hver magistratsafdelings indsatsplan for fortsat drift indgår i Aarhus Kommunes overordnede Plan for Fortsat Drift.

Det er helt afgørende, at arbejdet med robusthed koordineres på tværs af alle magistratsafdelinger og forvaltninger. Der er derfor etableret et Forum for Fortsat Drift, hvor repræsentanter fra alle magistratsafdelingerne deltager. De udpegede medlemmer har dels kompetence til at træffe beslutninger i relation til planlægning for fortsat drift og har desuden mandat til at indgå i koordinerende styregrupper ved krisehåndtering.

Under Plan for Fortsat Drift kan du læse mere om Kriseledelsen og de koordinerende styregruppers funktion.

4. Decentralt planlægningsansvar
Det er helt afgørende, at de fagpersoner, der løser opgaverne i hverdagen også laver planerne for, hvordan de vil blive ved med at løse disse opgaver, når driften sættes under pres. Hver enkelt magistratsafdeling er selv ansvarlig for, at dens kritiske funktioner kan opretholdes. Derfor skal planlægningen også være decentral, men koordinationen og kvalitetssikringen af kommunens samlede respons er med vedtagelse af Politik for Fortsat Drift entydigt placeret hos Beredskabsmyndigheden (Aarhus Brandvæsen).

5. En klar plan med korte beslutnings- og kommandoveje
Med Plan for Fortsat Drift ønsker Aarhus Kommune at fastlægge rutiner i og kompetencer til de samarbejder, der skal iværksættes, når større eller uventede hændelser rammer kommunen. Kommunen skal således være på forkant med situationen inden sådanne hændelser kompromitterer serviceniveauet. Det er målet, at kommunen som helhed udviser størst mulig grad af rettig omhu til gavn for byens borgere og virksomheder.

Aarhus Kommunes Plan for Fortsat Drift skal understøtte kommunens robusthed ved:
1) at styrke den kommunale organisation i bestræbelserne på at forebygge større og uventede hændelser, hvor det er muligt og ved
2) at yde en effektiv afhjælpning og hurtig reetablering, når hændelser trods forebyggelse alligevel indtræffer.

Læs mere om Plan for Fortsat Drift her.

6. Systematisering af kompetencer
Aarhus Kommune er Jyllands største virksomhed med over 30.000 medarbejdere. Den kommunale organisation rummer en lang række fagpersoner, som til daglig arbejder i hver deres enhed eller afdeling med højt specialiserede opgaver. I løbet af 2010 skal de særlige kompetencer, som med fordel kan aktiveres når uønskede hændelser indtræffer, kortlægges og sættes i system, så de relevante kompetencer lynhurtigt kan forenes med det rigtige mandat og derved gøre en forskel.

7. Uddannelse og træning
Selv de mest forkromede planer er værdiløse, hvis de ikke implementeres ordentligt med fornøden uddannelse og trykprøves ved jævnlige øvelser.

På samme måde som Politik og Plan for Fortsat Drift er forankret i den kommunale topledelse, starter uddannelse og træning også i toppen af hierarkiet. Beredskabsmyndigheden er forpligtet til at forestå uddannelse af Magistraten i beredskabsforståelse og kriseledelse. 2 gange om året skal der afvikles øvelser, hvor Kriseledelsen aktiveres.

På samme måde er hver enkelt magistratsafdeling forpligtet til at afvikle øvelser med efterfølgende evaluering, når deres egen planlægning for fortsat drift vurderes afsluttet. Den enkelte magistratsafdeling bestemmer selv omfanget af øvelser inden for eget område. Beredskabsmyndigheden deltager som observatør i øvelserne og medvirker ved evalueringen.

I forbindelse med indsatser ved rigtige hændelser forudsættes der endvidere gennemført evaluering samt dokumenteret implementering af erfaringer i den videre drift.

8. Evaluering og vilje til læring
I internationale krisestyringssammenhænge skelner man i evalueringen ofte mellem "lessons identified" og "lessons learned". Historien er fuld af eksempler på, hvordan alvorlige ulykker ofte gentager sig - med 10 eller 20 års mellemrum - fordi man muligvis fik identificeret lærningspunkter, men aldrig fik lært lektien ordentligt. For at sikre, at læring af øvelser og skarpe indsatser rent faktisk bliver implementeret er der eksempelvis hos Aarhus Brandvæsen altid udpeget en leder, der får ansvaret for at implementere de erfaringer, som øvelsens evaluering fastlægger.

Alle situationer, hvor kommunens kriseledelse aktiveres, afsluttes med en evalueringsrapport, der dels rummer anbefalinger til fremtidige procedurer og dels rummer punkter til læring overalt i den kommunale organisation. Aarhus Kommunes Forum for Fortsat Drift, der jo består af repræsentanter fra alle magistratsafdelinger, vil være ansvarlig for implementering af læringspunkterne i de respektive afdelinger.